Gutes Briefing –
der erste Schritt zum Sieg im „War of Talents“

Personalentscheider kennen dieses Problem: Es gibt eine neue Position zu besetzen – aber statt eines ausführlichen Briefings dient nur eine alte Stellenanzeige als vermeintlicher Ersatz. Viel zu oft kommunizieren Hiring Manager und Recruiter nicht genug oder einfach aneinander vorbei, wenn es um die Vorstellungen und Anforderungen des Unternehmens an neue Mitarbeiter geht. Dabei ist es im heutigen „War of Talents“ von elementarer Bedeutung, die besten Fachkräfte und Digital Natives für die eigene Firma zu gewinnen. 

Anforderungsmanagement im Recruiting-Prozess: Die häufigsten Fehler

Zentraler Bestandteil des Recruiting-Prozesses in jedem Unternehmen ist das Anforderungsmanagement. Die meisten Personalentscheider decken dieses durch besagtes Briefing ab: Hiring Manager und Recruiter sprechen strukturiert und ausführlich miteinander über die gesuchten neuen Rollen und die Erwartungen an diese. Ergebnis ist ein Business Alignment, also ein gemeinsam erstelltes, vollständiges und klares Bild der Anforderungen – so zumindest der Idealfall. In der Realität wird dem Anforderungsmanagement oftmals zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet. Diese vier Fehler sind besonders oft zu beobachten.

#1 Kein einheitlicher Leitfaden

Einen Leitfaden, an dem sich das Briefing für neue Positionen orientieren kann, gibt es in den wenigsten Unternehmen. So beginnt der Recruiting-Prozess bereits mit einer großen Hürde: Es ist unklar, wie und mit wem das Briefing ablaufen soll und welche Fragen und Voraussetzungen überhaupt zu klären sind. Ein einmalig festgelegter und mit allen Beteiligten abgestimmter Leitfaden erleichtert die Arbeit in Zukunft und stellt eine optimale Vorbereitung sicher – schließlich muss das Recruiting auch oftmals möglichst schnell abgeschlossen sein, wenn Not am Mann ist. Doch viele HR-Fachabteilungen haben keine Zeit: Die Teams müssen sich auf zahlreiche Herausforderungen gleichzeitig fokussieren, die mit der Digitalisierung und neuen Anforderungen ans People Management einhergehen. Oder sie können nicht die nötigen Informationen transparent offenlegen – und am Ende hat niemand gewonnen.

#2 Die falschen Fragen

Gerade weil ein einheitlicher Leitfaden meistens fehlt, greifen viele beim Anforderungsmanagement auf standardisierte Tools und Fragebögen zurück. Doch jede Suche ist individuell – so sollten auch die Fragen und das Briefing sein. Selten sind standardisierte Lösungen tatsächlich hilfreich und sollten daher, wenn überhaupt, nur als eine grobe Richtlinie bei der Erstellung eines individuellen Leitfadens dienen.  

#3 Keine Review des Briefings

Meist erstellt der Recruiter aus den erhaltenen und dokumentierten Antworten direkt eine Stellenanzeige und startet den nächsten Schritt: die Suche nach geeigneten Kandidaten. Hier ist aber mehr Kommunikation gefragt: Weitere Diskussionen und eventuelles Hinterfragen der Briefing-Ergebnisse könnten wichtige Zusatzinformationen oder sogar Missverständnisse aufdecken. Daher empfiehlt sich ein gemeinsames Review des Briefings, zum Beispiel in einem zweiten, etwas späteren Gespräch.

#4 Überhaupt kein Briefing

Zweifelsohne am schwierigsten wird es aber, wenn gar keine Zeit für ein Gespräch bleibt und tatsächlich eine veraltete Stellenanzeige es ersetzen soll. Das führt zu dem frustrierenden Ergebnis, dass nach umso längerer Wartezeit doch nicht der richtige Kandidat bereitsteht. Unter diesen Voraussetzungen läuft das Anforderungsmanagement insgesamt unstrukturiert und unzureichend ab – ein fataler Fehler im Kampf um Fachkräfte und die besten Talente. Kein Weg führt an einem realen, strukturierten Gespräch zwischen Recruiter und Hiring Manager vorbei – es ist der erste Schritt hin zu der erfolgreichen Besetzung der neuen Position.

Im Fachkräftemangel bestehen – mit Co-Recruiting

Recruiting muss nicht länger nebenbei und im Hintergrund stattfinden, sondern kann sich proaktiv ins Unternehmen und seine Zielsetzung einbringen. Denn wenn zwei sich streiten – hilft Co-Recruiting! Dabei sorgt ein erfahrener Recruiting Business Partner für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Hiring Manager und Recruiter. Er berät auf Augenhöhe und verwaltet den gesamten Prozess – vom individuellen und effizienten Anforderungsmanagement, der Beschaffung und Überprüfung von Kandidaten, über die Planung und Organisation von Interviews und Referenzprüfungen bis hin zum erfolgreichen Onboarding. 

Sie wollen in der zunehmend digitalisierten und komplexen Arbeitswelt der Zukunft bestehen: Es lohnt sich, sich als People Company auszurichten und so viele Ressourcen wie möglich in effiziente Recruitingstrategien zu investieren. Dieser Schritt ist keine Extrameile, sondern eine notwendige Maßnahme in der digitalen Transformation. Die Menschen, Ihre Mitarbeiter, sind Treiber des digitalen Wandels – und damit das wichtigste Investment der Zeit.

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Michael von Hirschfeld
Geschäftsführer
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